รับทำบัญชีรายเดือนครบวงจรสำหรับบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ

ทุกเดือนควรกำหนดวันตัดรับเอกสาร รายชื่อบัญชีธนาคารและช่องทางรับเงินที่ต้องกระทบยอด รวมถึงผู้อนุมัติรายการที่ยังไม่มีหลักฐาน การส่งเอกสารเป็นกองก่อนวันยื่นภาษีทำให้ตรวจความครบถ้วนไม่ได้ และอาจทำให้ภาษีซื้อที่ใช้สิทธิไม่ได้ถูกนำมาปะปนกับรายการที่ใช้สิทธิได้

เราใช้ทะเบียนเอกสารค้างแยกจากสมุดบัญชี ลูกค้าจึงเห็นก่อนปิดงวดว่ารายการใดรอใบกำกับภาษี รอคำอธิบาย หรือควรบันทึกเป็นเงินทดรองกรรมการ วิธีนี้ลดการแก้ย้อนหลังและทำให้ผู้สอบบัญชีตามรอยจากงบทดลองกลับถึงเอกสารต้นทางได้

ยอดขายในรายงานภาษีขายไม่ควรตรวจแยกจากรายได้ในบัญชี ส่วนภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องเชื่อมกับเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย และหนังสือรับรองที่ออกให้คู่ค้า เมื่อยอดต่างกันต้องมีตารางกระทบยอดที่อธิบายสาเหตุ เช่น รายได้รับล่วงหน้า รายการที่ไม่อยู่ในบังคับ VAT หรือจังหวะการออกใบกำกับภาษี

บริษัทที่มีธุรกรรมต่างประเทศต้องตรวจเพิ่มเรื่องอัตราแลกเปลี่ยน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ่ายออกนอกประเทศ และเอกสารสัญญาที่บอกว่ารายการเป็นค่าสินค้า ค่าบริการ ค่าสิทธิ หรือดอกเบี้ย การตั้งชื่อรายการในใบโอนเงินเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับกำหนดภาษี

ชุดขั้นต่ำควรมีงบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระ กระทบยอดธนาคาร และรายการภาษีที่จะต้องชำระ แต่การส่งไฟล์โดยไม่มีคำอธิบายยังไม่ใช่รายงานผู้บริหาร เราจึงชี้รายการเปลี่ยนแปลงสำคัญ เงินสดที่ต้องเตรียม และเรื่องที่ต้องตัดสินใจก่อนงวดถัดไป

กรรมการยังคงมีหน้าที่ดูแลให้บริษัทจัดทำบัญชีและส่งมอบเอกสาร แม้จะจ้างสำนักงานภายนอก สัญญาบริการจึงควรกำหนดผู้ส่งข้อมูล วันตัดรอบ ผู้อนุมัติแบบภาษี วิธีเก็บไฟล์ และขั้นตอนส่งมอบฐานข้อมูลเมื่อเลิกสัญญาให้ชัดเจน

ค่าบริการรายเดือนปกติไม่ควรถูกตีความว่ารวมการแก้บัญชีย้อนหลังหลายปี การตรวจสอบพิเศษ การทำ transfer pricing การขอคืนภาษี หรือการตอบข้อซักถามจากเจ้าพนักงาน งานเหล่านี้ต้องประเมินจำนวนงวด คุณภาพเอกสาร และความเสี่ยงก่อน เพราะใช้หลักฐานและผู้รับผิดชอบต่างจากงานบันทึกประจำเดือน