Virtual Office ที่อยู่จดทะเบียนบริษัทและจด VAT

ที่ตั้งที่ใช้จดทะเบียนต้องเป็นสถานที่ที่ระบุได้แน่ชัดและกิจการมีสิทธิใช้ โดยต้องมีเอกสารแสดงสิทธิ ได้แก่ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าบ้านหรือเจ้าของกรรมสิทธิ์ สำเนาเอกสารสิทธิของสถานที่ และสำเนาทะเบียนบ้านของสถานที่นั้น หากเป็นการเช่าต้องมีสัญญาเช่าที่ระบุผู้เช่าเป็นกิจการหรือผู้มีอำนาจของกิจการ กรณีใช้บริการที่ตั้งสำนักงานจากผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการต้องออกเอกสารชุดเดียวกันนี้ให้ได้ ไม่ใช่เพียงให้ที่อยู่มาใช้

จุดที่ควรตรวจก่อนตกลงคือสถานที่นั้นมีการใช้จดทะเบียนซ้ำกันจำนวนมากหรือไม่ และผู้ให้บริการยอมให้ติดป้ายชื่อกิจการตามที่กฎหมายกำหนดหรือไม่ เพราะการขอเป็นผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่มมีการตรวจสถานประกอบการ และเจ้าหน้าที่จะดูว่าสถานที่นั้นใช้ประกอบกิจการได้จริง มีป้ายแสดงชื่อ และมีผู้ติดต่อได้ กิจการที่ใช้เพียงที่อยู่ทางไปรษณีย์โดยไม่มีสิ่งเหล่านี้มักถูกขอเอกสารเพิ่มหรือไม่ผ่านการตรวจ

หนังสือที่ส่งมายังที่ตั้งสำนักงานมักเป็นเรื่องที่มีกำหนดเวลา เช่น หนังสือเชิญพบเจ้าหน้าที่ หนังสือขอเอกสารเพิ่มเติม หนังสือแจ้งผลการประเมิน หรือหมายจากศาลในคดีที่กิจการเป็นคู่ความ การไม่ได้รับหรือได้รับช้าไม่ได้ทำให้กำหนดเวลาเลื่อนออกไป เราจึงกำหนดวิธีปฏิบัติชัดเจนว่าเมื่อมีหนังสือถึงต้องบันทึกวันรับ ถ่ายภาพเอกสารส่งให้ผู้มีอำนาจภายในวันเดียวกัน และเก็บต้นฉบับไว้ให้ครบ

เราแนะนำให้กำหนดผู้รับผิดชอบสองคนเสมอ เพื่อไม่ให้งานหยุดเมื่อคนหนึ่งไม่อยู่ และให้ตรวจกล่องรับเอกสารตามรอบที่กำหนดแม้ในเดือนที่ไม่มีธุรกรรม เพราะหนังสือที่สำคัญที่สุดมักมาถึงในเดือนที่กิจการเงียบที่สุด นอกจากนี้ควรแยกทะเบียนหนังสือรับออกจากเอกสารทางบัญชี เพื่อให้ตามเรื่องที่ยังไม่ปิดได้เป็นรายฉบับ

บริการที่ตั้งสำนักงานเหมาะกับกิจการที่ทำงานจากที่อื่นหรือทำงานกับลูกค้านอกสถานที่ แต่ไม่เหมาะกับกิจการที่ต้องเก็บสินค้า มีลูกค้าเข้ามารับบริการที่สถานที่ หรือมีลูกจ้างประจำที่ต้องมีที่ทำงาน กิจการที่ต้องขอใบอนุญาตเฉพาะบางประเภทยังมีเงื่อนไขเรื่องลักษณะสถานที่และพื้นที่ใช้สอย ซึ่งที่ตั้งแบบใช้ร่วมมักไม่ผ่าน เราจึงตรวจก่อนว่ากิจกรรมที่จะทำต้องขอใบอนุญาตอะไร แล้วจึงเลือกที่ตั้ง ไม่ใช่จดทะเบียนก่อนแล้วมาแก้

สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาย้ายไปสถานที่จริงคือเริ่มรับพนักงานประจำเกินสองสามคน เริ่มมีสินค้าคงเหลือที่ต้องเก็บ หรือคู่ค้ารายใหญ่เริ่มขอเข้าเยี่ยมสถานประกอบการก่อนอนุมัติเป็นผู้ขาย เมื่อย้ายต้องจดทะเบียนเปลี่ยนที่ตั้งกับนายทะเบียน แจ้งเปลี่ยนที่ตั้งสถานประกอบการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม แจ้งหน่วยงานประกันสังคม และแก้ที่อยู่ในต้นแบบเอกสารทั้งใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี ซึ่งจุดสุดท้ายนี้เป็นจุดที่ถูกลืมมากที่สุดและทำให้เอกสารที่ออกไปมีที่อยู่ไม่ตรงทะเบียน