วางระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ด้านทะเบียน กิจการต้องอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและมีข้อมูลผู้ประกอบการที่ตรงกับทะเบียน ด้านการยืนยันตัวตนเอกสาร ต้องเลือกว่าจะใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของกิจการเองเพื่อลงลายมือชื่อดิจิทัล หรือใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติเป็นผู้จัดทำและนำส่งข้อมูลแทน ทางเลือกแรกเหมาะกับกิจการที่มีปริมาณเอกสารมากและมีทีมดูแลระบบ ทางเลือกที่สองเริ่มใช้เร็วกว่าและลดภาระดูแลใบรับรอง แต่ต้องอ่านเงื่อนไขเรื่องการเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังให้ชัดก่อนผูกสัญญา

ด้านข้อมูลในเอกสาร รายการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีในใบกำกับภาษีต้องครบถ้วนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นเดียวกับกระดาษ ทั้งเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย ที่ตั้งสำนักงานตามที่จดทะเบียน รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงินและภาษีที่แยกแสดง เราตรวจต้นแบบเอกสารกับข้อมูลทะเบียนก่อนเสมอ เพราะข้อผิดพลาดที่พบมากที่สุดคือชื่อสาขาและที่อยู่ที่พิมพ์ไว้ในระบบเดิมไม่ตรงกับทะเบียนปัจจุบัน

เรากำหนดสิทธิผู้ออกเอกสารให้ชัดว่าใครออกได้ ออกในนามสาขาใด และวงเงินเท่าไรที่ต้องมีผู้อนุมัติเพิ่ม จากนั้นล็อกการเดินเลขที่เอกสารให้ระบบสร้างอัตโนมัติชุดเดียว ห้ามพิมพ์เลขที่เอง เพราะการออกเลขที่ด้วยมือคือสาเหตุหลักของเอกสารซ้ำ ต่อมาคือเขียนวิธีปฏิบัติเมื่อออกเอกสารผิด ให้แยกชัดว่ากรณีใดออกใบลดหนี้ กรณีใดยกเลิกและออกฉบับใหม่ และต้องเก็บฉบับที่ยกเลิกไว้ในระบบพร้อมเหตุผลกำกับทุกครั้ง

ด้านการส่งมอบ ต้องมีหลักฐานว่าเอกสารถูกส่งถึงคู่ค้าแล้ว ไม่ใช่เพียงสร้างไฟล์ไว้ในระบบ เราจึงตั้งช่องทางส่งหลักหนึ่งช่องทางพร้อมบันทึกผลการส่ง และตกลงกับลูกค้ารายใหญ่ล่วงหน้าว่าจะรับทางใดและต้องการรูปแบบไฟล์แบบใด งานส่วนนี้มักถูกข้าม แล้วกลายเป็นข้อพิพาทเรื่องกำหนดชำระเงินในภายหลัง เพราะฝ่ายจัดซื้อของคู่ค้าอ้างว่าไม่ได้รับเอกสาร

ในช่วงเปลี่ยนผ่านกิจการส่วนใหญ่ยังต้องออกเอกสารกระดาษให้คู่ค้าบางรายที่ยังไม่พร้อม เราจึงแยกชุดเลขที่เอกสารตามช่องทางการออกให้ชัดเจน และทำทะเบียนคุมว่าคู่ค้ารายใดรับรูปแบบใด ตั้งแต่เดือนไหน การปล่อยให้สองรูปแบบใช้เลขที่ชุดเดียวกันโดยไม่มีทะเบียนคุมคือจุดที่ทำให้กระทบยอดรายงานภาษีขายไม่ได้เมื่อสิ้นเดือน

เรื่องการเก็บรักษา กิจการต้องเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในสภาพที่อ่านได้และตรวจสอบความครบถ้วนได้ตลอดระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เราจึงตั้งรอบนำข้อมูลออกเก็บเป็นสำเนาของกิจการอย่างน้อยรายไตรมาส แยกจากระบบของผู้ให้บริการ พร้อมเก็บทะเบียนเอกสารที่แสดงเลขที่ วันที่ คู่ค้า มูลค่า และสถานะว่าใช้อยู่หรือถูกยกเลิก ทะเบียนชุดนี้คือสิ่งที่ทำให้ตอบคำถามเจ้าหน้าที่ได้ภายในวันเดียวแทนที่จะต้องค้นทั้งระบบ