รับทำบัญชีรายเดือนและปิดงบประจำปี

สัปดาห์แรกของเดือนเราเก็บเอกสารของเดือนก่อนให้ครบ ทั้งใบกำกับขาย ใบกำกับซื้อ ใบเสร็จค่าใช้จ่ายย่อย รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี และเอกสารเงินเดือน สัปดาห์ที่สองเราบันทึกและกระทบยอดธนาคารให้ตรงทุกบัญชีก่อนทำอย่างอื่น เพราะยอดธนาคารเป็นหลักฐานภายนอกที่ตรวจได้ ถ้ายอดนี้ยังไม่ตรงก็ไม่มีประโยชน์ที่จะออกรายงานให้เจ้าของอ่าน

สัปดาห์ที่สามเราปิดยอดลูกหนี้เจ้าหนี้และทบทวนรายการที่ค้างเกินกำหนด แล้วส่งรายงานสามชุดให้เจ้าของ คืองบกำไรขาดทุนเทียบกับเดือนก่อน รายงานอายุลูกหนี้ และประมาณการเงินสดล่วงหน้าแปดสัปดาห์ สัปดาห์สุดท้ายเป็นการยื่นแบบภาษีของเดือนและปิดแฟ้มเอกสารให้พร้อมสำหรับการสอบบัญชีปลายปี

ผังบัญชีที่ตั้งไว้หลวมเกินไปทำให้รายงานอ่านไม่ออก เช่น รวมค่าขนส่งขาเข้ากับค่าขนส่งขาออกไว้บัญชีเดียว ทำให้คำนวณต้นทุนขายไม่ได้ หรือรวมค่าโฆษณาออนไลน์ทุกช่องทางไว้ก้อนเดียว ทำให้ไม่รู้ว่าช่องทางใดคุ้ม เราจึงตั้งผังบัญชีจากคำถามที่เจ้าของถามบ่อยก่อน แล้วออกแบบรหัสบัญชีให้ตอบคำถามเหล่านั้นได้โดยไม่ต้องทำสรุปเพิ่มด้วยมือ

สำหรับกิจการที่มีหลายสาขาหรือหลายสายผลิตภัณฑ์ เราใช้มิติเพิ่มแยกจากรหัสบัญชี เพื่อให้ดูผลตามสาขาและตามสายสินค้าได้จากชุดข้อมูลเดียว วิธีนี้สำคัญมากตอนที่ต้องตัดสินใจปิดสาขาหรือยกเลิกสินค้า เพราะข้อมูลที่จำเป็นจะมีอยู่แล้วโดยไม่ต้องย้อนไปแยกรายการทีละใบ

งานปิดปีที่ราบรื่นเกิดจากการทำสามอย่างตลอดสิบสองเดือน คือกระทบยอดธนาคารทุกเดือนโดยไม่ปล่อยค้าง สอบทานยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ที่ค้างนานทุกไตรมาส และเก็บเอกสารตัวจริงเป็นแฟ้มแยกเดือนพร้อมสารบัญ กิจการที่ทำสามข้อนี้ครบมักปิดปีได้ภายในหกสัปดาห์หลังสิ้นรอบ ส่วนกิจการที่ปล่อยไว้มักใช้เวลาสามถึงสี่เดือน

เมื่อถึงวันส่งต่อ เราจัดชุดข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีเป็นรูปแบบเดียวกันทุกปี ประกอบด้วยงบทดลอง กระดาษทำการปรับปรุง ตารางกระทบยอดธนาคาร รายงานอายุลูกหนี้ ทะเบียนสินทรัพย์พร้อมค่าเสื่อมราคา และสำเนาสัญญาที่ยังมีผล ความสม่ำเสมอของรูปแบบนี้ช่วยลดคำถามซ้ำและลดชั่วโมงทำงานที่กลายเป็นค่าสอบบัญชีในที่สุด