วางระบบและย้ายข้อมูลโปรแกรมบัญชี

ข้อแรกคือระบบต้องออกรายงานที่ใช้ยื่นภาษีในประเทศได้โดยตรง ทั้งรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และข้อมูลประกอบการหักภาษี ณ ที่จ่าย ถ้าต้องแปลงข้อมูลด้วยมือทุกเดือนก็เท่ากับย้ายงานไปอยู่ที่อื่น ข้อสองคือรองรับสองภาษาในเอกสารที่ส่งลูกค้า เพราะกิจการที่มีคู่ค้าต่างชาติมักต้องออกใบแจ้งหนี้ภาษาอังกฤษขณะที่รายงานภายในเป็นภาษาไทย ข้อสามคือกำหนดสิทธิผู้ใช้แยกตามหน้าที่ได้ เพื่อให้คนออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่คนเดียวกับคนอนุมัติจ่ายเงิน

ข้อที่มักถูกมองข้ามคือการนำข้อมูลออก ระบบที่ดึงข้อมูลรายการทั้งหมดออกเป็นไฟล์มาตรฐานได้ทำให้เปลี่ยนผู้ให้บริการในอนาคตไม่ใช่เรื่องน่ากลัว และทำให้ผู้สอบบัญชีทำงานจากไฟล์รายการได้โดยไม่ต้องขอภาพหน้าจอ ส่วนเรื่องความสามารถเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้านหรือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ ควรพิจารณาเฉพาะเมื่อมีปริมาณรายการมากพอที่การเชื่อมต่อจะคุ้มค่ากว่าการนำเข้าไฟล์สรุปรายวัน

เราย้ายที่วันสิ้นเดือนเสมอ และถ้าเลือกได้จะย้ายที่วันสิ้นรอบบัญชี เพราะยอดยกมาจะตรงกับงบที่ผ่านการสอบบัญชีแล้ว ก่อนย้ายเราพิมพ์รายงานชุดอ้างอิงจากระบบเดิมเก็บไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ งบทดลอง รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้รายราย ทะเบียนสินทรัพย์พร้อมค่าเสื่อมราคาสะสม ยอดสินค้าคงเหลือรายรายการ และรายงานภาษีของเดือนสุดท้าย ชุดนี้คือสิ่งที่ใช้ยืนยันว่าข้อมูลในระบบใหม่ไม่ได้เกิดจากการพิมพ์ยอดรวมเข้าไปเอง

หลังนำเข้าข้อมูล เราเดินระบบขนานหนึ่งเดือน คือบันทึกรายการในระบบใหม่และสอบยันยอดสำคัญกับระบบเดิมหรือกับเอกสารต้นทาง เดือนขนานนี้ทำให้เห็นปัญหาที่ทดสอบด้วยตัวอย่างไม่พบ เช่น การปัดเศษภาษีที่ต่างกัน การตั้งค่ารหัสภาษีของสินค้าบางกลุ่มผิด หรือรูปแบบเอกสารที่ลูกค้าปฏิเสธ เมื่อครบเดือนและยอดตรงเราจึงปิดการใช้ระบบเดิมเป็นระบบหลัก แต่ยังเก็บสิทธิเข้าถึงข้อมูลเดิมไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสาร

กิจการที่ต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องเตรียมทั้งด้านเทคนิคและด้านขั้นตอนงาน ด้านเทคนิคคือรูปแบบไฟล์และการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือการใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ ด้านขั้นตอนงานคือกำหนดผู้มีสิทธิออกเอกสาร วิธีออกใบลดหนี้หรือยกเลิกเอกสารที่ออกผิด และการส่งมอบเอกสารให้ลูกค้าโดยมีหลักฐานการส่ง กิจการที่ทำเฉพาะด้านเทคนิคแต่ไม่วางขั้นตอนมักเจอปัญหาเอกสารซ้ำหรือเลขที่เอกสารข้ามช่วง

เรื่องการเก็บข้อมูลควรตัดสินใจสองข้อ คือข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ใดและใครเข้าถึงได้ กับกิจการมีสำเนาข้อมูลของตัวเองอยู่ในมือหรือไม่ ระบบบนคลาวด์สะดวกแต่ควรตั้งรอบนำข้อมูลออกเก็บไว้เป็นสำเนาของกิจการอย่างน้อยรายไตรมาส เพื่อไม่ให้การเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังผูกอยู่กับสถานะบัญชีผู้ใช้กับผู้ให้บริการ ส่วนการควบคุมภายในที่ให้ผลมากที่สุดในทางปฏิบัติคือแยกคนบันทึกกับคนอนุมัติ และเปิดบันทึกร่องรอยการแก้ไขเอกสารไว้เสมอ