ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในไทย: เลือกวิธีและเก็บหลักฐาน

1) ตรวจชนิดเอกสารและอำนาจลงนามก่อนเลือกโปรแกรม

เริ่มจากเอกสารเป็นสัญญาระหว่างคู่ค้า หนังสือมอบอำนาจ หรือแบบยื่นราชการ และมีกฎหมายเฉพาะเรื่องรูปแบบหรือการจดทะเบียนหรือไม่ มาตรา 3 วางขอบเขตการใช้กฎหมายและเปิดให้มีพระราชกฤษฎีกากำหนดข้อยกเว้น จึงไม่ควรใช้คำว่าเซ็นออนไลน์ได้กับทุกธุรกรรม

สำหรับบริษัท ให้ตรวจอำนาจกรรมการ เงื่อนไขร่วมลงนาม และตราประทับตามเอกสารนิติบุคคล การยืนยันตัวตนของคนที่กดเซ็นไม่ได้พิสูจน์ว่าคนนั้นมีอำนาจผูกพันบริษัท ต้องเก็บหลักฐานอำนาจไว้กับชุดสัญญาด้วย

2) ลายเซ็นทั่วไปต้องแสดงตัวตนและเจตนา

มาตรา 9 ให้พิจารณาวิธีระบุตัวผู้ลงนามและเจตนาต่อข้อมูล รวมถึงความน่าเชื่อถือและความเหมาะสมของวิธีตามวัตถุประสงค์และพฤติการณ์ ภาพลายเซ็นใน PDF การพิมพ์ชื่อ หรือปุ่มยอมรับจึงไม่ควรถูกตัดสินจากรูปลักษณ์อย่างเดียว

ตัวอย่างการเตรียมระบบ: ส่งคำเชิญไปยังบัญชีที่ตรวจสอบแล้ว แสดงเอกสารฉบับที่จะผูกพันให้ผู้ลงนามอ่าน และเก็บการตอบรับพร้อมเวลา บัญชีร่วมที่หลายคนใช้หรือไฟล์ที่เปลี่ยนหลังยอมรับแล้วทำให้พิสูจน์ข้อเท็จจริงยากขึ้น

3) ความเชื่อถือได้ตามมาตรา 26 และบทบาทใบรับรอง

มาตรา 26 พิจารณาข้อมูลสร้างลายเซ็นที่เชื่อมโยงเฉพาะผู้ลงนาม อยู่ในการควบคุมของผู้นั้นขณะเซ็น และตรวจพบการเปลี่ยนลายเซ็นหรือข้อมูลหลังเซ็นตามเงื่อนไขกฎหมาย การเพิ่มข้อมูลแรงกดปากกาหรือเปิดโหมดชื่อว่า Certified ไม่ใช่ข้อสรุปอัตโนมัติว่าครบเกณฑ์

แนวทาง ขมธอ. 23-2563 อธิบายลายเซ็นสามประเภทเพื่อเลือกใช้งาน รวมชนิดที่ใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง แต่ไม่ใช่ลำดับรับประกันชนะคดี มาตรา 28 ว่าด้วยหน้าที่ผู้ให้บริการรับรอง ไม่ได้ทำให้เอกสารเสมือนลงนามต่อเจ้าพนักงานทุกกรณี

4) เก็บชุดหลักฐานที่ตรวจได้โดยไม่ต้องพึ่งหน้าจอเดิม

เก็บไฟล์ที่ลงนามฉบับสุดท้าย ประวัติคำเชิญและตอบรับ เวลา วิธีตรวจตัวตน บันทึกกิจกรรม และข้อมูลใบรับรองถ้ามี ควรทดลองส่งออกข้อมูลเหล่านี้ก่อนเลือกแพ็กเกจบริการ เพื่อไม่ให้มีเพียงภาพหน้าจอเมื่อเกิดข้อพิพาท

มาตรา 11 ไม่ให้ปฏิเสธรับข้อมูลเป็นพยานหลักฐานเพียงเพราะเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่การรับฟังไม่ได้หมายถึงข้อเท็จจริงถูกยอมรับทั้งหมด น้ำหนักยังสัมพันธ์กับความน่าเชื่อถือ การรักษาความครบถ้วน และการระบุผู้เกี่ยวข้อง

5) เทียบผู้ให้บริการจากข้อกำหนดงาน ไม่ใช่คำโฆษณา

ถามผู้ให้บริการว่าใครควบคุมข้อมูลสร้างลายเซ็น ตรวจการแก้ไฟล์อย่างไร ตรวจสถานะใบรับรองได้หรือไม่ ส่งออกบันทึกอะไรได้ และหากยกเลิกบริการยังตรวจสัญญาเก่าได้อย่างไร อย่าเหมารวมว่าโปรแกรมต่างประเทศหรือระบบในไทยผ่านเกณฑ์กฎหมายทุกแบบ

ตรวจที่เก็บข้อมูล ผู้ประมวลผลต่อ และการเข้าถึงจากต่างประเทศ หากมีข้อมูลส่วนบุคคล ให้ประเมินหน้าที่ตาม PDPA และฐานการโอนข้อมูลตามข้อเท็จจริง ไม่ใช่ประกาศว่าทุกบริการต้องใช้เอกสารแบบเดียว การลงนามข้ามประเทศต้องตรวจความเชื่อถือได้และข้อกำหนดผู้รับ ไม่ใช่ประเทศที่ตั้งผู้ให้บริการเพียงอย่างเดียว

6) ตรวจรายการผู้รับและแหล่งทางการก่อนใช้งานจริง

ก่อนยื่น ให้ขอรายการรูปแบบไฟล์ ลายเซ็น ใบรับรอง และเอกสารประกอบจากหน่วยงานปลายทาง การเซ็นสัญญาออนไลน์ไม่แทนขั้นตอนจดทะเบียนหรือการแสดงตัวที่กฎหมายเฉพาะกำหนด งานครอบครัว มรดก หรือสิทธิในทรัพย์ควรตรวจขอบเขตและข้อยกเว้นโดยตรง

แนวทาง ETDA ขมธอ. 23-2563: https://www.etda.or.th/getattachment/ad080a01-03a9-4bcd-adbc-b650efcd3eb5/ขมธอ-23-2563-(1).aspx

คำแปลกฎหมายโดย ETDA: https://www.etda.or.th/getattachment/8faa736b-3235-49c8-8b01-d37ff53a9a45/ENG-Version.aspx ใช้ช่วยอ่านประกอบเท่านั้น ตัวบทไทยที่ประกาศอย่างเป็นทางการมีผลทางกฎหมายเหนือคำแปล ตรวจฉบับแก้ไขและกฎที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจ