งานบัญชีสำหรับบริษัทต่างชาติในประเทศไทย

เราไม่แนะนำการทำบัญชีสองชุดแยกกัน เพราะทุกครั้งที่มีการปรับปรุงรายการในชุดหนึ่ง อีกชุดจะค่อย ๆ เคลื่อนออกจากกันจนกระทบยอดไม่ได้ วิธีที่ใช้ได้จริงคือบันทึกรายการในสกุลเงินที่ใช้ดำเนินงานตามกฎหมายไทยเป็นฐานหลัก แล้วใช้มิติเพิ่มเติมกำกับแต่ละรายการ เช่น รหัสหน่วยธุรกิจ รหัสโครงการ และรหัสประเภทรายงานของกลุ่มบริษัท จากนั้นรายงานให้บริษัทแม่จึงเกิดจากการจัดกลุ่มมิติเหล่านี้ ไม่ใช่จากการพิมพ์ตัวเลขใหม่

ส่วนที่ต่างกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ระหว่างสองชั้นรายงาน ให้จัดเป็นตารางกระทบยอดถาวรที่ปรับทุกเดือน โดยแยกบรรทัดตามสาเหตุ เช่น อายุการใช้ประโยชน์ของสินทรัพย์ที่กลุ่มบริษัทกำหนดต่างจากที่ใช้คำนวณภาษี ประมาณการค่าใช้จ่ายที่ยังไม่มีเอกสาร และผลต่างจากการแปลงค่าเงิน ตารางนี้ทำให้ผู้สอบบัญชี เจ้าหน้าที่ตรวจภาษี และผู้บริหารต่างชาติอ่านตัวเลขชุดเดียวกันได้โดยไม่ต้องเชื่อคำอธิบายปากเปล่า

รายการแรกคือค่าใช้จ่ายที่บริษัทแม่จ่ายแทนแล้วเรียกคืน ถ้าไม่มีสัญญาหรือหลักเกณฑ์ปันส่วนที่เขียนไว้ล่วงหน้า รายการเหล่านี้จะกลายเป็นประเด็นทั้งด้านภาษีเงินได้และด้านภาษีหักที่จ่าย รายการที่สองคือเงินกู้ระหว่างบริษัทในเครือ ซึ่งต้องดูอัตราดอกเบี้ยที่ใช้ กำหนดชำระ และการหักภาษีจากดอกเบี้ยที่จ่ายออกไปต่างประเทศพร้อมสิทธิตามอนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้อง รายการที่สามคือค่าบริการทางเทคนิคและค่าสิทธิ ซึ่งเอกสารต้องแสดงได้ว่าบริการเกิดขึ้นจริงและกิจการได้ประโยชน์

อีกจุดที่มักถูกละเลยคือค่าตอบแทนและสวัสดิการของผู้บริหารต่างชาติ ทั้งค่าเช่าที่พัก ค่าเดินทางกลับประเทศ ค่าเล่าเรียนบุตร และภาษีที่กิจการรับภาระให้ ต้องบันทึกให้ตรงกับที่นำไปคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและเงินสมทบที่เกี่ยวข้อง เพราะความไม่สอดคล้องระหว่างบัญชีของบริษัทกับแบบแสดงรายการของบุคคลเป็นสิ่งที่ตรวจพบได้ง่ายและอธิบายย้อนหลังได้ยาก

เราตั้งปฏิทินสามชั้น ชั้นรายเดือนคือรายงานภาษีและรายงานผลการดำเนินงานฉบับย่อสองภาษา ชั้นรายไตรมาสคือกระทบยอดรายการกับบริษัทในเครือ ทบทวนประมาณการค่าใช้จ่าย และประมาณการภาระภาษีสำหรับครึ่งปี ชั้นรายปีคืองบการเงินตามกฎหมาย การสอบบัญชี และรายงานที่กลุ่มบริษัทกำหนด การแยกสามชั้นทำให้ปัญหาถูกเจอในเดือนที่มันเกิด ไม่ใช่ในสัปดาห์ที่ต้องปิดงบ

รายงานที่ส่งให้ผู้บริหารต่างชาติควรมีคำอธิบายประกอบเป็นภาษาอังกฤษที่ระบุสาเหตุของความเปลี่ยนแปลงสำคัญ ไม่ใช่แปลชื่อบัญชีเท่านั้น เพราะผู้อ่านที่ไม่คุ้นกับข้อกำหนดในประเทศจะตีความรายการบางประเภทผิด เช่น ภาษีซื้อที่ขอคืนไม่ได้ หรือค่าใช้จ่ายที่ทางภาษีไม่ยอมให้หัก เราจึงใส่หมายเหตุสั้นกำกับรายการกลุ่มนี้ทุกครั้งเพื่อลดคำถามซ้ำในการประชุม